領収書の保存をノートに貼って行う会社もあります。これはこれでとても綺麗ですし、後から見直すときには見やすいといえます。この、後から振り返りやすいというのが、ノートに領収書を貼るメリットなのですが、実際問題として、後から見直すことは少ないでしょう。ほとんどないものなのです。

税務調査で税務調査官が喜ぶことはあるかと思いますが。綺麗になっているので、効率的に、時間内により多くの部分を調査できるでしょう。税務調査官の印象がよくなるというメリットはありますが、印象が良くなったとしても、それによって納める税額が減少するとか、そういうものではないと思っています。なお、税務調査官が調べにくいようにするために、わざと領収書やレシートをぐちゃぐちゃに保管しておくということは避けましょう。

ノートに貼るという保管方法自体は否定はしませんが、デメリットとして大変時間がかかるので、効率性の観点からはおすすめできません。実際に貼ってみるとわかるのですが、これはかなりの時間を要するのです。

私が推奨しているのはこちらの方法です。特に大きくない会社でしたらこちらの保存方法を採用して、社長や経理の方の労働を最小限に抑えて、他のより重要なことに時間を使ってくださればと思っております。

封筒の表面に「○月分」と書いて、その中に1か月分の領収書とレシートを黒クリップで一束にまとめて、保管するのです。これですと、領収書とレシートを並べて、クリップでとめるだけの作業ですので、ノートに貼る方法の10分の1の時間もかからないことでしょう。

後から見返しをしやすくしておきたい場合は、科目ごとに並べたり、日付ごとにならべたりすると良いでしょう。

領収書は日付順に並ばなくても問題ありません。

また、領収書は勘定科目ごとにまとめなくてはならないということもございません。

ただ、日々領収書・レシートを保管してある場所に入れていくのであれば、順番としては自動的に大体は日付純という形で保存されていくでしょう。勘定科目ごとのクリップを用意して、そこにに日々保管していくのでしたら、これも苦もなく勘定科目別に分けることができるでしょう。

できれば、日付順、勘定科目ごとの方が会計ソフトに打ち込みやすいのでおすすめですが、それらもそこまで重要な事ではないと言えますね。

従業員の方もいらっしゃる場合は、領収書やレシートは、それを持ってきた従業員ごとに保管しておきましょう。これは、後々に清算日に従業員が立て替えていた金額を振込や現金私の形式で清算すると思いますので、従業員との万一の清算金額のトラブルに備えて、きちんと従業員ごとの領収書で保存したほうが良いでしょう。

なお、清算の際には、エクセルか何かで清算の内訳書を従業員に作成してもらえると良いかなと思います。