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レシート・領収書の保存方法(保管方法)

レシート・領収書をノートに貼って保管した画像。

領収書の保存方法に法律上定められた細かい決まりはありません。

領収書の保存方法を教えてください」や「レシートや領収書はノートに貼って保管しなければならないの?」といったご質問はこれまでに何度も受けております。そのためこちらできちんと回答いたします。

私の結論としては「領収書やレシートの保存方法としては、月ごとに分けてあれば、特にノートに貼らなくて大丈夫です。クリップなどでとめて、月ごとの封筒などに入れておきましょう」というものです。こちらの結論が、個人事業主の方や法人の方のご参考となればと存じます。

過度に綺麗に領収書やレシートを保存しておいても、その後にあまり役に立たないことを考えると、その作業にかかった時間がもったいないのではないかと思ってしまうのです。もちろん、袋に1年分の領収書がぐちゃぐちゃに入っているというような状態はよくないとは思い増すが、月ごとに分けてあれば大丈夫です。

あまりにもぐちゃぐちゃですと、万一の税務調査での印象がよくないかと思います。領収書がぐちゃぐちゃということは、経費を会計ソフトで入力したり、エクセルや電卓で集計するということ自体を行わずに、適当な金額を必要経費に計上しているのではないかと税務署が疑うかもしれません。

領収書やレシートをノートに貼って保管、保存する方法

領収書の保存をノートに貼って行う会社もあります。これはこれでとても綺麗ですし、後から見直すときには見やすいといえます。この、後から振り返りやすいというのが、ノートに領収書を貼るメリットなのですが、実際問題として、後から見直すことはすくないでしょう。ほとんどないものなのです。

税務調査で税務調査官が喜ぶことはあるかと思いますが。綺麗になっているので、効率的に、時間内により多くの部分を調査できるでしょう。

ノートに貼るという保管方法自体は否定はしませんが、デメリットとして大変時間がかかるので、効率性の観点からはおすすめできません。実際に貼ってみるとわかるのですが、これはかなりの時間を要するのです。

月別に封筒に入れる方法

私が推奨しているのはこちらの方法です。特に大きくない会社でしたらこちらの保存方法を採用して、社長や経理の方の労働を最小限に抑えて、他のより重要なことに時間を使ってくださればと思っております。

封筒の表面に「○月分」と書いて、その中に1か月分の領収書とレシートを黒クリップで一束にまとめて、保管するのです。これですと、領収書とレシートを並べて、クリップでとめるだけの作業ですので、ノートに貼る方法の10分の1の時間もかからないことでしょう。

後から見返しをしやすくしておきたい場合は、科目ごとに並べたり、日付ごとにならべたりすると良いでしょう。

領収書は日付順・勘定科目ごとに並べないといけない?

領収書は日付順に並ばなくても問題ありません

また、領収書は勘定科目ごとにまとめなくてはならないということもございません

ただ、日々領収書・レシートを保管してある場所に入れていくのであれば、順番としては自動的に大体は日付純という形で保存されていくでしょう。勘定科目ごとのクリップを用意して、そこにに日々保管していくのでしたら、これも苦もなく勘定科目別に分けることができるでしょう。

できれば、日付順、勘定科目ごとの方が会計ソフトに打ち込みやすいのでおすすめですが、それらもそこまで重要な事ではないと言えますね。

従業員ごとに領収書やレシートは分けると良いでしょう。

従業員の方もいらっしゃる場合は、領収書やレシートは、それを持ってきた従業員ごとに保管しておきましょう。これは、後々に清算日に従業員が立て替えていた金額を振込や現金私の形式で清算すると思いますので、従業員との万一の清算金額のトラブルに備えて、きちんと従業員ごとの領収書で保存したほうが良いでしょう。

なお、清算の際には、エクセルか何かで清算の内訳書を従業員に作成してもらえると良いかなと思います。

保存していた領収書、レシートを失くしたら

領収書、レシートを保存するのは、個人事業主で青色申告ですと、基本的に7年間です。その間に、万一領収書やレシートを紛失して、その後に税務調査が入ったりすると、消費税の論点などで不利益を被るおそれがあります。紛失には絶対に気をつけていただきたいところです。

税務署も、領収書やレシートが税務調査の時点で保存されていないからといって、全ての必要経費を認めないということは考えにくいのですが、消費税の点においては結構な痛手となることが理論上考えられるのです。

領収書がない場合でも経費計上はできる。

 

こちらのページでは領収書やレシートの保存方法保管方法)に関して詳しく説明いたしました。その他の節税のご質問がある方、税理士をお探しの方など、是非お気軽にご連絡くださいませ。

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