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領収書を紛失してしまったけど経費にはできないの?

領収書を紛失してしまった場合の対応

領収書をなくした男性のイメージ

領収書の紛失が起きた場合でも、できる限り必要経費にはしましょう。

確定申告では、収入金額から必要経費を差し引いた金額を所得として申告し、この所得の金額に対して所得税や住民税がかかります。つまり必要経費が多い方が税金は当然安いのです。

そして、この必要経費の証拠書類が領収書やレシートであると言うことになります。この領収書等をもしも紛失してしまった場合はどうなるのでしょうか?

なくしてしまった領収書についてはもう必要経費に計上することができず、税金を多めに支払わないといけないのでしょうか?

実際に領収書をなくした人の中でも、極端な話、全ての領収書を失くした人は信じられないほどの税金を支払わなくてはいけないのではないかと焦っているかもしれません。しかし、全額経費が認められないようなことはないので、少し落ち着いて、このページをご覧いただければと思います。

できる限りの必要経費を計上することで、余計な税金は支払わないようにしましょう。

まず前提として、領収書は確定申告の時には提出しない

領収書を紛失した時の対処法を説明する前に、まずは領収書の提出義務に関して説明します。結論としては、確定申告書を提出する時点では領収書やレシートなどは添付書類として求められません。税務署としても、そんなものを全て受け取っていたら保管場所がなくなってしまって、倉庫を借りて大変なコストがかかりますから、1年分の領収書など、受け取らないでしょう。

あくまでも、「税務調査が入った場合に、それらの証憑類を確認させてください」というスタンスなのです。ですので、領収書を確定申告の際に提出しないと必要経費が認められないという話ではないのです。

ただし、もちろん領収書の保存義務はあります。基本的には、最大で7年間は税務調査が遡って行われる可能性があるので、保管期間が5年間とされていても、7年間の保管をおすすめしております。

もちろんですが、領収書の提出が不要なのを良いことに、存在しない架空の経費を計上するような脱税行為は絶対にやめましょう。それが後で発覚すると大変なことになり、重加算税と言う思い罰金を取られてしまうことになります。もちろん、納税が遅れた期間に対応する延滞税と言う利息を取られるので、大変な事態になってしまいます(その際に支払えないと財産の差押えなどが行われます)。

領収書が無くても経費にできることはある

領収書やレシートをなくした場合であっても、必要経費を計上できないわけではありません。計上する方法はあるのです。

諦めてしまって、売上=利益となって、考えられないほどの馬鹿馬鹿しい税金を納めるのは避けるべきだと言えるでしょう。最悪、事業の資金繰りが詰まってしまう可能性すらあるでしょうから。そのくらい税金の支払は重いのです。

そのいくつかの方法に関して、ここからの項目で説明していきます。

クレジットカードや銀行の通帳から経費を見つける

領収書やレシートがなくても、支払の形跡・証拠がしっかりと残っていれば、税務署は必要経費として認めてくれる可能性が非常に高くなります。紛失したからと何でも間でも認めないということではないのです。そうなると、まずは普段の事業経費の支払方法を考えてみます。以下のようなものでしょう。

・現金支払

・クレジットカード支払い

・LINE Payペイなどの決済システムからの支払

・ICカードからの支払

・銀行口座からの振込み

現金支払に関しては形跡が残らないのですが、他の支払方法ですと、利益が残っているので、この履歴を確認してみましょう。そうるすと、何に支払を行ったかを思い出せますし、支払の証拠もそこにありますので。

それが確認できたら領収書などが無くても必要経費にしてしまいましょう。明らかな支払記録があるにも関わらずに領収書がないがために必要経費を認めないほど、税務署も鬼ではないでしょう。

もしも税務調査が入っても、これらの支払記録があるのに否認して所得税の修正申告と追徴課税を求める可能性は非常に薄いと言えます。少なくとも、私はそういった結果になった税務調査に立ち会ったことはありませんし、さすがにそんな否認は認められないと思います(消費税の課税事業者に関しては、消費税の追徴課税では別途リスクはあるのですが)。

※長い間記帳をしていないと、銀行の通帳には「合計記帳」と記録されて、中身がわからなくなってしまうことがありますので、こまめに記帳しましょう。「合計記帳」になってしまったら、銀行に連絡して明細を発行してもらいましょう。

請求書や契約書から経費を見つける

請求書契約書などを続いて見直してみましょう。まず、請求書が出て、商品の購入や役務の提供が完了しているのであれば、領収書があってもなくても経費になります。契約書に関してもその契約が事実で支払い義務もあるのであれば経費でしょう。

例えば家賃などは、領収書なんてそもそも発行されないのが普通ですから、契約書が元になっているので、これは必ず必要経費に計上しましょう。

契約書ではなく、インターネットメールのやり取りでも構いません。そこから文面で契約が締結されていて、実際に商品やサービスの提供を受けていれば、それは経費になります。

なお、請求書や契約書が発行される取引に関しては通常はクレジットカード払いか銀行口座からの振込みなので、そちらにも記録が残っているはずですねね。

手帳から経費を思い出す

最終手段は、手帳スケジュール管理ソフトから思い出すという手段を取りましょう。現金支払の場合には、通帳などに記録も残らないので、こうするしかないのです。

現金支払の領収書が全くないから、まったく必要経費を計上しないというのも中々酷な話だとは思いますので、支払った確率が高いものであって、常識的な金額の範囲内であれば税務署も認めてくれる可能性が高いです。

例えば、手帳を見たところ取引先と食事に行ったりゴルフに行ったりしている場合は、明らかにそこで必要経費がかかっているはずです。そうなると、保守的な金額を必要経費に計上してもおそらく問題とはならないでしょう。

セミナーの参加費用の領収書がない場合でも(領収書をくれないセミナーもあります)、そこに行っていることがわかれば経費に計上しましょう。メールやインターネット上にセミナー料金情報が残っていれば良いのですが、わからない場合は、やはり保守的な金額で計上するか主催者に連絡して確認すると良いでしょう。

このページでは、領収書を紛失した場合の経費計上について説明しましたが、少しでも皆様のお役に立てれば幸いでございます。

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