交通系ICカードばどうやって必要経費にするのか

交通系のICカードで電車賃などの支払を行うこともあると思いますが、その経費計上方法には悩む方も多いでしょう。

今やほとんどの人がカードを使っていて、Suica、PASO、TOICA,Kitaca、ICOCA、manaca、SUGOCAといったように、多くの地域で使用が可能となっています。

又、スマートホンで電車賃などを決済するという方もいらっしゃるでしょう。

必要経費に計上するのは、チャージのタイミングなのか、決済時のタイミングなのか、このあたりがわからないケースが多いのです。結論から言うと、基本的には決済時に必要経費に計上することになります。

原則的には、電車に乗った際には、一般の会社員の方が会社から立替交通費の清算をするときと同じように、どの駅からどの駅までどういった鉄道経路で移動して、いくらかかったのかを記録に残して、それを必要経費にするのです。

ただ、問題は経営者は多忙であるために、これが抜け落ちてしまいがちなのです。今は、券売機やモバイルアプリによって、利用の履歴を閲覧・出力することが可能なのでそれらを出力して保存しておいても良いでしょう。実際には、その出力をするのも、券売機で行うとなると、ちょっと面倒だなと思われるかもしれませんが。

会計上、プライベートの交通費と仕事の交通費が混ざってしまって、それが税務調査で判明すると追徴課税を受けてしまいますし、罰金や利息も発生してしまいます。そのようなことは避けたいですよね。

同じカードを利用していると、両者が混ざりやすくなってしまうことは事実です。後からまとめて券売機等で履歴を出した際に、仕事かプライベートかわからなくなってしまうこともあるでしょう。「この駅には何の用事で行ったんだっけなぁ」と思い出せなくなってしまうことはあるものです。

そういったことを避けるために、最初からプライベートと仕事のカードを分けて2枚作ってしまうのも一つの方法です。使用時に両者を分けて使うので後からわからなくなってしまうようなこともないですし、履歴を見た時には、仕事関連のものはまとまっているので、会計ソフトに会計記帳をする際にも楽であると言えるでしょう。

2枚持つのは面倒だなと感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、後々に会計をするときに頭を悩ませるよりは良いのではないでしょうか。

交通系カードを2枚作成して、そのうちの1枚を事業用にして、そこへ毎回券売機等でチャージして、その領収書を取るとします。もしくは、クレジットカードからチャージをしていくとします。

その領収書等だけを根拠として必要経費にしても税務署は認めてくれるのでしょうか。まず、どこからどこに移動して、それが仕事のためかどうかということを聞かれた時に答えられれば、認めてくれるでしょう。又、実際の税務調査の現場で、ICカードの支出が多くなく、2枚のカードがあるのであれば、そのまま詳しくは調べられない可能性もあります。

ただし、チャージの金額があまりにも大きければ、それは疑われるでしょうし、税務調査官も経験があるので、不正に経費計上されているかどうかを見つける能力は高いと考えてください。チャージの頻度があまりに多いなと感じれば、チャージ後にコンビニなどでプライベートな支出に利用しているのではないだろうかとか、そういったことを税務調査官は考えるのです。

職業柄、どうしても疑うことが仕事になっている部分はあるので、常に何か誤りは虚偽がないかを彼らは探しているのです。それが小さな支出である交通費であっても、調べる時はきっちりと調べるのです。もちろん、脱税等を見つけるためですから、彼らが悪いわけではないのですが。

交通系のカードに関しては、基本的には、きちんとどこからどこまでの区間料金がいくらであったかを履歴として残しておくのが原則であり、確実だと考えておきましょう。

上記で既に述べましたように、区間料金はきちんと履歴として残しておいた方が無難です。

交通費に関しては、飲食費とセットで見られることもあります。税務調査で飲食費の領収書が疑われて、税務調査官が「これは実際には行っていない飲食店の領収書を他人からもらったのではないか」と疑ったとします。

そういったときに、交通履歴をだして、「実際にそこの場所に私はその日に行っているので、決してその飲食の領収書はもらったものではありません」という主張をすることもできるようになります。実際に、このようなケースを税理士として税務調査に立ち会った際に経験したことがあります。

交通費の履歴を持っておくと、他の部分で役に立つことがあるということですね。

一番やってはならないのはこちらです。チャージ金額を必要経費として計上して、更に、そのカードで支払いを行ったときにもらう領収書を再び必要経費にしてしまうことです。こちらは完全に二重計上になってしまいますね。

意図的ではなく、誤って領収書をもらってしまうことはあるかもしれませんが、それは注意すべきこととして、良くないのは、明らかに最初から二重計上する意思を持っていて、積極的に脱税をしていくことです。これだけは絶対に避けたいところです。

悪質なコンサルタントが、このように二重計上をしても税務署にはばれないとアドバイスしているという話は聞いたことがありますが、そんなことはありません。税務署もさすがに気が付きます。

ICカードの履歴を見て消耗品や飲食店、タクシー代金の履歴が出てくれば、その金額が別途必要経費として計上されていないかを総勘定元帳でチェックすれば簡単にわかる話なのです。こういった小手先の脱税を税務署が見抜けない訳がないのです。

なお、頻繁に二重計上があることがわかるとそれは会計処理のミスによる申告漏れではなくて、脱税という行為であるとされて、重加算税という重い罰を受けることになってしまう可能性もあります。重加算税を受けるということは、要注意先として認識されて、次の税務調査も早い段階で来る可能性もありますし、絶対に避けたいところですね。