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個人確定申告のクレジットカードによる支払の経費計上タイミング

クレジットカードの支払は発生主義で必要経費計上する

クレジットカードで経費を支払う社員

個人事業主の方がクレジットカードで経費の支払をした場合には、いつどのタイミング(時期)で必要経費計上するべきなのでしょうか。確定申告をする際に悩まれる方も多いのではないでしょうか。

現金主義による申告を認められた人を除いて、支払日ではなく、購入した日に必要経費計上することになります。

例えば、11月1日に物品をお店で購入して、その引き落としが翌月12月10日の場合には、12月10日ではなくて、11月1日に必要経費に計上するということです。これが発生主義による会計処理です。支払い日までは、貸借対照表には未払金という勘定科目で負債を計上しておけば大丈夫です。

12月に決済して、翌年1月に支払った場合においては、その12月の経費とできるので、翌年の確定申告において経費計上できることになります。ここで1月に経費計上してしまうと、経費計上が遅れてしまい、先に多くの税金を支払ってしまうことになるので注意しましょう。

所得税法上は、クレジットカードに限らずに、支払のタイミングではなく、あくまでもその経費の発生のタイミングで計上するということはおさえておきましょう。

期中は引き落としタイミングで計上しても年末には決算整理を!

各々のクレジットカード支払いに関して発生日の日付で計上せずに、支払日(引き落とし日)のタイミングで普段は計上しておき、年末(期末)に未払金の調整する方もいます。年末までに発生した分で翌年1月以降に引き落とされる部分だけを計上すると、未払金に一旦計上してから支払日に取り崩すという処理を普段行わなくて良くなるので経理上は楽になるためですね。

ただし、この処理をすると年間の経費計上額は正しくても、毎月の経費計上が正しく行えなくなるため、月ごとの経営成績を把握しにくくなってしまうというデメリットがあります。そういった意味では、年間を通じて発生主義で計上した方が良いと言えますね。

1ヶ月分まとまったカード利用明細から計上すると楽

クレジットカードを使う都度もらう領収書や明細を元に経費計上するよりも、1ヶ月分がまとまった利用明細を見ながら経費計上した方が、一枚の書類から会計処理できるので楽だと言えます。

なお、仕事で使った部分と私用で使った部分が混ざっている場合には、仕事で使った部分に関してのみ、マーカーペンで線を引くなどして区別しておくと良いでしょう。

ただし、会計の都度もらう利用明細や領収書などは廃棄することなく、きちんと保存しておいていただければと思います。

税理士事務所に会計記帳を依頼する場合には、税理士事務所としても、どれが事業用で、どれが私用の支出かというのは見分けがつきませんので、必ずマーカーペンで色をつけたり、丸印を残すなどして、区分する必要があります。

過去のクレジットカードの利用明細が見れない場合

クレジットカード会社によっては、WEB上で1ヶ月分がまとまった利用明細を見ようとしても、数ヶ月分しか見れないことがあります。過去分を見たい場合には、WEB上で申請するとしばらくしてPDFでダウンロードできるようになるケースや、別途、問い合わせをして発行してもらわないといけない場合があります。

紙媒体の場合で紛失してしまった場合には、クレジットカード会社に連絡をして、再発行をしてもらいましょう。

確定申告期限ぎりぎりになって過去の明細を取り出そうとしても間に合わない場合があるので、これらの手続きは早めに行いたいものです。

もちろん、最も良いのは、月々の明細を都度保存しておくことでしょう。

現金支払とカード支払いの領収書、レシートは別管理する

現金で支払って得た領収書・レシートと、クレジットカードを使って支払った領収書・レシートに関しては、分けて保管しておきましょう。これは、経費の二重計上を防止するためです。

現金の領収書の中にクレジットカード支払いの領収書が混ざっていて、それを一度現金支出として誤って必要経費計上してしまったとします。領収書によっては、「クレジットカード支払いにて」などの文言を書いてくれていないこともありますので、現金で計上してしまうというミスは十分に起きうるのです。

それに気が付けないまま、1ヶ月分がまとまったクレジットカード利用明細を見て再度必要経費に計上してしまうと、一回の支出の必要経費を二重計上してしまう結果となるのです。二重計上が税務調査で発覚すると、本来支払うべき税金だけではなく、過少申告加算税や延滞税を支払うことになってしまいます。

なお、税理士事務所(会計事務所)に会計記帳を依頼する場合でも、現金とクレジットカード支払いは区分して渡すようにしましょう。

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